System 2000 - Handwerkersoftware

system 2000 neu

Seit über 20 Jahren ist SYSTEM 2000 die Software für Handwerker im Praxiseinsatz. Steigern Sie nachhaltig die Produktivität Ihres Unternehmens, in dem Sie mit Hilfe von unserer Software effizient die Leistungen in der Verwaltung und Datenverarbeitung Ihrer Unternehmensorganisation erhöhen.

Mit über acht kompetenten Fachhändler in Süd-Deutschland ist System 2000 in allen Gebieten immer für Sie verfügbar. Dieser Service ist ein einzigartiger Vorteil für schnellen Support und fachgerechter Betreuung Ihrer Software und IT.

System 2000 ist flexibel und individuell gestaltbar. Je nach Anforderungen Ihres Unternehmens können Sie über 30 Module und Erweiterungen speziell auf Ihren Betrieb anpassen. Dabei sind diese Module in Ihrer Komplexität doch einfach und benutzerfreundlich bedienbar. Eventuell können Sie sich durch unsere Spezialisten schulen lassen, um alle Vorzüge dieser intelligenten Handwerkersoftware genießen zu können.

Setzen Sie auf Technik und gewinnen Sie mehr von Ihrem höchsten Gut: Ihrer Zeit. Mit System 2000 können Sie bis zu 90 Prozent an Zeit sparen, die Sie bisher in aufwendigen Kalkulationsrechnungen, Angebotserstellungen, Auftragsbearbeitungen und vielem mehr investiert haben.

 

Übersicht: Module System 2000


Adressverwaltung

AdressverwaltungEin präzises Instrument zum Verwalten Ihrer wichtigsten Daten: Ihrer Kunden und Lieferanten. Sämtliche relevante Daten werden hier automatisch hinterlegt Wie viel Geld bekommen Sie noch von diesem Kunden, wie viele Angebote haben Sie bereits für ihn erstellt, welche Bauvorhaben laufen gerade, wie viel Umsatz haben Sie mit ihm gemacht. Es verschafft Ihnen eine Übersicht über alle Informationen die Sie zu einem Kunden oder Lieferanten haben.

Funktionen im Überblick:

  • Anlegen von Kunden
  • Anlegen von Lieferanten
  • Sehen Sie alle Dokumente die zu dem Kunden gehören
  • Sehen Sie welche Rechnungen noch offen sind
  • Anlegen von Adressgruppen
  • Festlegen bestimmter Zahlungsbedingungen zu einzelnen Kunden
  • Weisen sie Kunden bestimmte Monteure zu
  • Anlegen von Mehreren Objekten zu einem Kunden
  • Sehen Sie wie viel Umsatz Sie mit diesem Kunden gemacht haben

Leistungsverwaltung

LeistungsverwaltungErstellen Sie Ihre eigenen Leistungen bestehende aus Material und Lohn direkt im aktuellen Dokument und speichern Sie Diese in von Ihnen erstellen Gruppen ab, um sie beim nächsten Gebrauch schnell wieder zu finden. Sie können gespeicherte Leistungen jederzeit ändern und bei Bedarf überschreiben oder verändert abspeichern.
  • Erstellen Sie ein übersichtliches Leistungsverzeichnis
  • Unterteilen Sie das Inhaltsverzeichnis in Gruppen
  • Speichern von Leistungen direkt im Dokument möglich
  • Ändern der gespeicherten Leistungen jederzeit möglich

Materialverwaltung

MaterialverwaltungNeben dem Einlesen des Materials vom Großhändler müssen Sie in der Lage sein die gewünschten Artikel schnell zu finden. Dies ermöglicht die blitzschnelle Fragmentsuche. Geben Sie z.B. ein:
„reno wascht wei 60“ für „Renova Waschtisch 60x.. weiß“  der Artikel wird in weniger als einer Sekunde gefunden, auch wenn die Datenbank über 2.000.000 Artikel beinhaltet. Artikel können mit der Datanorm-Schnittstelle eingelesen werden oder von Hand angelegt werden.

Anlegen von Artikeln:

  • Zuordnen zu Lieferant
  • Staffelpreise möglich
  • Rabatte vom Großhändler mit berücksichtigen
  • Kurz – und Langtexte anlegen
  • Erstellen und zuordnen zu bestimmten Warengruppen

Textbausteine

TextbausteineKein lästiges schreiben mehr, von immer wieder gebrauchten Texten:
Erstellen Sie Ihre eigenen Texte und speichern Sie Diese ab. Wählen Sie bei Bedarf einen Text aus der von Ihnen erstellten Liste aus. Das erspart Ihnen das Schreiben von immer wieder gebrauchten Texten.
  • Text im Dokument schreiben und bei Bedarf abspeichern
  • Gespeicherte Texte mit einem Klick wieder abrufbar
  • Legen Sie sich Abkürzungen an zum schnellen wiederfinden von Texten z.B. „mfg“ für „mit freundlichen Grüßen“
  • Liste mit Textvorschau
  • Schnelle Suchfunktion für schnelles finden von Texten

Frei gestaltbare Formulare

Frei gestaltbare FormulareSie können die Briefköpfe und Projektmasken nach Ihren Vorstellungen individuell gestalten. Nutzen Sie Ihr Briefpapier und passen die Masken direkt darauf an, oder gestalten Sie Ihren Briefkopf/Fuß einfach in System 2000 neu.
Erstellen Sie für Rechnungen z.B. eine Maske, die schon automatisch den Leistungszeitraum mit vorgegeben hat. Hier müssen sie dann nur noch das Datum mit der Maus auswählen, den Rest erledigt die Software für Sie.
  • Individuelles Erstellen Ihrer Projektmasken
  • Erstellen mehrerer Projektmasken für verschiedene Dokumente
  • Erstellen mehrerer Projektmasken für das gleiche Dokument. Z.B. eine Maske mit Ihrem Firmenlogo für Mailing und Faxen, und eine weitere Maske ohne Logo, da es auf Ihrem Geschäftspapier evtl. schon vorgedruckt ist.
  • Automatisches Ausgeben des Sachbearbeiters auf dem von Ihm erstellten Dokument

Listengenerator

ListengeneratorNutzen Sie unsere Listen um Statistiken wie z.B. Rechnungsausgangsbuch, Offene Posten, Wartungsdienst-Listen auszudrucken und erweitern Sie Diese nach Ihren Bedürfnissen, oder erstellen Sie Listen direkt zugeschnitten nach Ihren Vorstellungen. Erstellen Sie sich eine Liste, die für Ihren Etikettendrucker angepasst ist und drucken Sie Ihre Adressetiketten z.B. für Weihnachtspost.
  • Adresslisten
  • Materiallisten
  • Termine (täglich / wöchentlich)
  • Kassenbuch
  • Auswertung der Nachkalkulation

Kombinierter Aufruf von Leistungen und Materialien

Kombinierter Aufruf von Leistungen und MaterialienMit der Funktion „Kombis“ können Sie mit einem Klick mehrere Materialien, Leistungen und Textbausteine gleichzeitig in ein Dokument einfügen. Sie können so z.B. ein Standard-Bad speichern bestehend aus mehreren Positionen wie Badewanne, WC, Waschbecken, Monteurkosten. Diese Materialien und Leistungen werden dann alle untereinander in das Dokument eingefügt und Sie können die Preise nochmal kalkulieren und die Texte bearbeiten.
  • Einfaches zusammensuchen gewünschter Materialien und Leistungen
  • Abspeichern unter gewünschtem Namen
  • Schnelles finden der gewünschten Kombis durch schnelle Suchfunktion
  • Spart das zusammensuchen mehrere immer wieder in Kombination gebrauchten Materialien und Leistungen
  • Es werden immer die aktuellen Preise aus dem Artikelstamm genommen

Dokumentenverwaltung

DokumentenverwaltungSie können aus einem Angebot mit einem Klick eine Rechnung erzeugen.  Genauso können Sie auch ein Angebot kopieren und als Vorlage für Ihr nächstes Angebot nutzen. Hier können Sie einfach die Kundenadresse ändern, die Positionen anpassen und speichern. An Ihre Projekte können Sie beliebige Fremd-Dokumente anhängen wie z.B. Word-/Excel Dokumente, PDF-Dateien, Fotos und E-Mails (mit E-Mailmodul).

Ihre Dokumente können Sie ganz einfach finden, indem Sie nach allen Kriterien suchen können wie z.B. Dokumentennummer, Datum, Kunde, Betreff, usw… Sie können auch zwischen allen Dokumenttypen filtern wie z.B. Angebot, Rechnung, Lieferschein, Reparaturauftrag, usw… (Auch hier ist wieder die blitzschnelle Suche die Sie keine Sekunde warten lässt.)
  • Einfaches umwandeln eines Angebots zu einer Rechnung
  • Hinterlegen von einem Aufmaß hinter Angebot/Rechnung
  • Hinterlegen von Fremddokumenten wie Word/Excel/PDF/Bilder und E-Mail-Dateien
  • Schnelles finden von Dokumenten
  • Filtern von Dokumenten möglich, das erhöht den Überblick

Angebotsverwaltung inkl. Wiedervorlagefunktion

Angebotsverwaltung inkl. WiedervorlagefunktionNach erfolgreichem versenden der Angebote an den interessierten Kunden sollte man natürlich nicht vergessen den Kunden ein paar Tage später nach dem Angebot zu fragen. Mit der Wiedervorlagefunktion legt System 2000 das Angebot automatisch in den Kalender, der Sie darüber informiert, dass Sie bei dem Kunden nachfragen wollen.
  • Einfaches erstellen der Wiedervorlage
  • Sie können nicht mehr vergessen nach dem Angebot zu fragen
  • Übersicht im Kalender zum Vorausplanen
  • Auch für Wartungsverträge möglich z.B. jährliche Wiedervorlage

Projekterstellung im Vorschaumodus

Projekterstellung im VorschaumodusÜbersichtliches und komfortables arbeiten im Dokument
Sie arbeiten direkt in der Vorschau, Sie sehen also das Blatt Papier genau so vor sich, wie es später ausgedruckt wird. Das macht Ihnen das gestalten des Layouts und der Anordnung der Positionen leichter, übersichtlicher und komfortabler. Sie können sowohl mit der Maus als auch mit der Tastatur einfach im Dokument arbeiten. Bei versehentlichem löschen einer Position können Sie Diese ganz einfach wieder zurückholen.
  • Positionen einfach mit der Maus verschieben
  • Mehrere Positionen zusammenfassen
  • Positionen aus anderen Dokumenten kopieren und in aktuellen Dokument einfügen
  • Schriftarten ändern
  • Schriften in verschiedenen Stilen nutzen wie z.B: Fett, kursiv und unterstrichen

Projektinformationsfenster inkl. Positionssuche

Projektinformationsfenster inkl. PositionssucheBeim Kalkulieren sollte man stets den Überblick behalten können und Informationen übersichtlich dargestellt bekommen. Die Projektinformationsleiste zeigt Ihnen alle Details zu der jeweiligen Position und über das gesamte Projekt an. Haben sie bei einer Position Ihrem gewünschten Mindestaufschlag nicht erreicht, oder haben Sie den Aufschlag vergessen und würden das Material ungewollt unter dem Einkaufspreis verkaufen, so werden Sie vorgewarnt, dass Sie keine Verluste einfahren können.

Bei größeren Projekten über mehrere Seiten ist es sehr hilfreich mit einem Klick zur gewünschten Position zu gelangen. Auch Dies ist in der Projektinformationsleiste problemlos möglich.

Übersichtliche Informationen zur einzelnen Position:

  • Einkaufspreis
  • Aufschlag
  • Verkaufspreis
  • Rabatt
  • Deckungsbeiträge
  • Zu welchem Preis haben sie den Artikel diesem Kunde das letzte Mal verkauft

Übersichtlich Informationen zum gesamten Projekt:

  • Nettopreis
  • MwSt.
  • Bruttopreis
  • Deckungsbeitrag in €
  • Deckungsbeitrag in %

Eventual- , Alternativ- , Pauschalpositionen

Eventual- , Alternativ- , PauschalpositionenOftmals gibt es Situationen in denen man einem Kunden mehrere Varianten eines Bauteils anbieten möchte. Jedoch darf in der Kalkulation durch die Alternative, die Sie anbieten nichts falsch laufen.
Auch wenn sie zusätzliche optionale Positionen ins Angebot schreiben wollen darf die Kalkulation dadurch nicht verändert werden.

System 2000 schreibt die Positionen mi dem Einzelpreis in Ihr Dokument, ohne sie beim Gesamtpreis dazuzurechnen. Somit bleibt die Kalkulation unberührt und sie können die Positionen bedenkenlos einfügen. Sie können aus jeder Position mit einem Klick eine Alternativ- oder Eventualposition erstellen und auch wieder mit einem Klick in eine normale Position umwandeln.

Positionen im Überblick:

  • Normale Positionen
  • Alternativposition
  • Eventualposition (optionale Position)
  • Pauschalposition

Projekteunterteilung in Lose und/oder Titel

Projekteunterteilung in Lose und/oder TitelUm Ihre Angebote und Rechnungen übersichtlicher zu gestalten, können Sie Ihr Projekt in verschiedene Rubriken unterteilen. z.B. Sanitär, Heizung, Malerarbeiten, Fliesenlegen usw. Durch die Funktion „Titel“ und „Lose“ ist das ganz einfach. Sie können sich am Ende des Projektes mit einem Klick eine Zusammenstellung von den Titeln uns Losen erstellen lassen. Hier sehen Sie auch sofort welche Kosten jeder einzelne Titel/Los mitbringt.
Zusammenstellung:
  • Titel
  • Los
  • Titelzusammenstellung (Übersicht)
  • Loszusammenstellung (Übersicht)

Rechtschreibprüfung

14 rechtschreibepruefungTrotz Korrekturlesen kann es immer wieder vorkommen, dass man Schreibfehler übersieht. Das macht beim Kunden natürlich keinen guten Eindruck. Deshalb hat System 2000 eine Rechtschreibprüfung mit eingebaut, die Sie selbstverständlich auch deaktivieren können, sollten Sie es nicht wünschen.
  • Fehleranzeige während des Tippens
  • Rechtschreibfehler manuell suchen lassen

Brief- und Serienbriefschreibung

Brief- und SerienbriefschreibungUm Briefe auch direkt einem Kunden zuordnen zu können, legt System 2000 Ihre geschrieben Briefe direkt bei Ihrem Kunden in der Kartei ab. So können Sie auch jederzeit den Schriftverkehr nachvollziehen.
Briefe können natürlich auch in Serie gedruckt werden. Somit brauchen Sie keine fremden Programme mehr um z.B. Weihnachtspost an Ihre Kunden zu senden. Für den Serienbriefdruck können Sie mit verschiedenen Kriterien festlegen, für welche Gruppe von Kunden der Serienbrief gedruckt werden soll.
-    Einfache Brieferstellung
-    Wird automatisch zum Kunden hinterlegt
-    Serienbrief-Druck für z.B. Weihnachtspost
-    Kriterien für Serienbrief wählbar

Personalbezogener Terminkalender mit Erinnerungsfunktion

Personalbezogener Terminkalender mit ErinnerungsfunktionLegen Sie für jeden Mitarbeiter einen eigenen Kalender an. Nutzen Sie Diesen, um die Aufträge Ihren Mitarbeitern zuzuordnen. So behalten Sie immer den Überblick wo sich die Mitarbeiter befinden und können Ihm bei Bedarf weitere Termine in der Nähe annehmen und Diesen damit beauftragen. Der Kalender erinnert Sie an alle Termine und lässt sich selbstverständlich auch mit Outlook synchronisieren. So ist es auch möglich, dass Sie mit entsprechender Software die Termine auf die Smartphones der Mitarbeiter übertragen.
  • Terminkalender für jeden Mitarbeiter
  • Erinnerungsfunktion
  • Synchronisierung mit Outlook
  • Übersichtliche Terminplanung

To Do Liste beim Programmstart

To Do Liste beim ProgrammstartBei den vielen Terminen und Aufgaben die man am Tag erledigen muss kann eine kleine Erinnerungshilfe des Programms sehr praktisch sein.
Dass Nichts mehr in Vergessenheit geraten kann können Sie sich Ihre Software so einstellen, dass Sie beim Starten von System 2000 an alles erinnert werden.
Erinnerung an:
  • Termine
  • Aufgaben
  • Telefonate
  • Wiedervorlage von Angeboten/Rechnungen

Kundenverkaufshistorie

KundenverkaufshistorieSie schreiben ein Angebot und wollen wissen, welche Materialien und Leistungen Sie Ihm schon einmal verkauft haben. Oder Sie wollen wissen welchen Preis Sie Ihm berechnet haben. Sie können während dem Schreiben eines Angebotes/Rechnung auf die Schnelle sehen, welche Artikel oder welche Leistung sie dem Kunden schon einmal verkauft haben, oder welchen Stundensatz sie dem Kunde bisher berechnet haben, ohne das Dokument verlassen zu müssen.
  • Material
  • Leistung
  • Stundensätze
  • An- /Abfahrtskosten
  • Datum des Verkaufs
  • Menge und Einheit

Kundenspezifische Preise

Kundenspezifische PreiseSie haben einen Kunden, der immer wieder regelmäßig Leistungen und Material von Ihnen bezieht.
Diesem können Sie auf bestimmte Leistungen oder Materialien eigene Preise geben. Sie legen fest, dass bei diesem Kunden bestimmte Teile immer zu einem festen Preis verkauft werden, auch wenn der Listenpreis z.B. höher ist.

Bei Stammkunden können Sie z.B. auch einen festen Rabatt festlegen. Diesen können Sie auf Material und Leistungen getrennt festlegen. Z.B. Materialrabatt 10% und Leistungsrabatt 5%.
  • Rabatt auf Material
  • Rabatt auf Leistung
  • Kundenspezifische Preise auf Material
  • Kundenspezifische Preise auf Leistung/Stundensätze
  • Kundenspezifischer Preis auf Anfahrtskosten

Kalkulation

KalkulationMit der Positionskalkulation können sie das Verbrauchsmaterial und die Arbeitszeit anhand der Kundenanforderung kalkulieren. Erstellen sie Kalkulationsgruppen nach Ihrem Wunsch, davon können bis zu Gruppen 4 für Lohnkalkulation benutzt werden. Gemeinkosten können jeder Gruppe individuell zugeordnet werden. Positionskalkulation, Endpreiskalkulation, ABC-Kalkulation, freie Gestaltung von Abschlägen jeder Art und vieles mehr.

Die gleiche Vielfalt an Funktionen finden Sie auch bei den Ab- und Zuschlägen. Prozentuale und absolute Ab- und Zuschläge auf alle Positionen oder auf einzelne Bereiche, Verwalten von Abschlagsrechnungen für die Problemlose Erstellung der Schlussrechnung. Das sind natürlich nur Auszüge der vielfältigen Möglichkeiten – denn die Kalkulation ist ein Schwerpunkt in der System 2000 Software.
  • Speichern der erstellen Kalkulationen als Leistung
  • Kalkulationen jederzeit wiederaufrufbar
  • Kalkulation können jederzeit verändert werden
  • 50 Kalkulationsgruppen frei erstellbar
  • Bis zu 4 versch. Lohngruppen auf Position möglich

Übersichtskalkulation inkl. Materialliste

Übersichtskalkulation inkl. MateriallisteMit dieser Funktion lassen sich die Kalkulationsdaten einer Übersichtskalkulation grafisch darstellen.
Weitere Daten lassen sich einsehen und auch verändern:
  • Gesamt Material EK und VK
  • Gesamt Lohn EK VK
  • Gesamt Aufschläge von Material und Lohn
  • Gesamte Stunden/Minuten die für dieses Projekt benötigt werden
  • Kosten jeder einzelnen Kalkulationsgruppe
  • Übersicht aller Materialien die für dieses Projekt benötigt werden
Die Material Einkaufspreise lassen sich hier nochmals ändern (z.B. nach Absprache mit Großhändler). Der Aufschlag wird dann automatisch angepasst mit einer der beiden gewünschten Funktionen:
  1. VK beibehalten und Aufschlag anpassen (Ihre Gewinnspanne ändert sich prozentual)
  2. Aufschlag beibehalten und VK anpassen  (Preis für Kunde wird angepasst)

Automatische Erstellung von Bestellungen

Automatische Erstellung von BestellungenNach Auftragserteilung können Sie alle Materialien eines Projektes anzeigen lassen und bei Bedarf nochmals aktuelle Preise vom Großhändler anfordern und einpflegen. So sehen Sie den aktuellen Stand mit den von Ihnen aktuell eingepflegten Tagespreisen.

System 2000 erstellt für jeden Lieferanten automatisch eine Bestellung, welche jeweils die Artikel beinhaltet, die Sie von dem jeweiligen Lieferanten in Ihr Angebot übernommen haben. Diese Bestellungen können sie dann einfach per Mail oder per Fax versenden.
  • Einfache automatische Bestellungserzeugung
  • Bestellungen per Mail, Fax und Brief möglich
  • Aktualisieren von Einkaufspreisen
  • Übersicht über aktuelle Gesamtkalkulation des Projekts

Mailen und Faxen

Mailen und FaxenE-Mailen ist heutzutage der Standard zu schnellen Versenden der erstellten Angebote. Mit System 2000 senden sie Ihr fertig erstelltes Dokument mit nur einem Klick zu Ihrem Kunden. Selbstverständlich lässt sich jede Art von Dokument mailen, also auch Rechnungen usw.

Es startet Outlook, es wird automatisch die Kunden-Emailadresse eingetragen, das Dokument als PDF an die Mail angehängt und der Betreff vorgegeben. Sie können nun noch ein paar Worte in die Mail schreiben, dann die Mail einfach versenden. Beim Faxen wählen sie den Faxdrucker, tippen die Faxnummer ein und fertig.
  • Angebot mit einen Klick mailen
  • Angebote direkt aus dem Programm faxen
  • Mailadresse des Kunden wird automatisch eingetragen

Fremddaten Import

Fremddaten ImportUm kundenbezogene Daten immer direkt zum Kunde zu hinterlegen gibt es eine Fremddaten-Import-Funktion. Hinterlegen Sie hinter Kunden, Dokumenten, Materialien und Bauvorhaben Dokumente jeglicher Art.

Es spielt keine Rolle welche Formate diese Daten haben. System 2000 speichert alle Daten hinter dem Kunden und öffnet diese mit dem dafür vorgesehenem Programm auch wieder.
  • Bilder
  • PDF-Dateien
  • Word-Dokumente
  • Excel-Tabellen
  • CAD-Zeichnungen
  • E-Mails

Abschlagsanforderung und Schlussrechnung

Abschlagsanforderung und SchlussrechnungBei größeren Projekten sind Abschlagsanforderungen ein absolutes Muss.
Schreiben sie Abschlagsanforderungen pauschal, berechnen Siese nach Positionen, oder nach Aufmaßpositionen.

Bei der Schlussrechnung holen sie alle Abschlagsforderungen und ziehen diese automatisch von der Schlussrechnung ab. Die Bedienung ist auch hier sehr einfach.  Natürlich werden Diese dann auch in das Rechnungsausgangsbuch übernommen, wo sie dann die Offenen Posten überblicken können.
  • Abschlagsanforderung pauschal
  • Abschlagsanforderung nach Positionen
  • Abschlagsanforderung nach Aufmaßpositionen
  • Schlussrechnung inkl. Automatisches abziehen von Abschlagsrechnungen

Einzelplatz oder Mehrplatzinstallation

Einzelplatz oder MehrplatzinstallationSystem 2000 können sie sowohl auf einem PC oder auf mehreren PCs und Notebooks im Netzwerk gleichzeitig benutzen. Dabei steht es Ihnen frei ob Sie die Hauptdatenbank auf einen PC speichern wollen, oder ob Sie einen kleinen Server dazu benutzen, der z.B jeden Abend eine Sicherung der aktuellen Daten durchführt.

Es besteht des Weiteren die Möglichkeit mit dem Notebook auf der Baustelle, zuhause am Wochenende, oder auch im Urlaub Daten zu erfassen. Diese können sie wieder mit dem Server/Haupt-PC abgleichen und alle Geräte sind wieder auf dem aktuellen Stand.
  • Einzelplatzinstallation
  • Serverinstallation
  • Netzwerkinstallation
  • Mobile Installation